全校各单位：

根据新修订的《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令），学校对《武汉大学电子文件归档管理办法》进行了修订。现将修订后的《武汉大学电子文件归档管理办法》印发给你们，请遵照执行。

特此通知

武 汉 大 学

2023年1月28日

武汉大学电子文件归档管理办法

第一条 为顺应学校档案信息化工作发展需要，规范学校形成有价值的电子文件的归档与集中统一管理，维护电子文件的真实性、完整性、可靠性和可用性，充分发挥电子文件的凭证效用，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令）、《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）等有关法律法规，结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法所称的电子文件是指学校在履行法定职责或处理事务过程中，通过计算机等信息化电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构、背景组成。电子档案是具有凭证、查考和利用价值并归档保存的电子文件。

第三条 学校各职能部门、直属单位及学院（系）、科研院所、中心等须将在公务活动中产生的具有永久和长期保存价值的电子文件进行归档管理，并将电子文件的归档纳入档案人员的岗位职责。

第四条 档案馆负责全校电子文件的归档管理，并对立档单位进行监督和指导。电子文件的真实性、完整性、可靠性、可用性，在移交档案馆之前由立档单位负责，移交档案馆之后由档案馆负责。

第五条 各单位电子文件的归档范围和保管期限参照《武汉大学文件材料归档范围和保管期限表》的有关规定执行。

第六条 与纸质档案同步归档的电子文件，须在内容、形式及相关描述上保持统一，并在武汉大学档案信息管理系统对应条目的“原文管理”中上传和挂接。

第七条 归档的电子文件一般应迁移或转换成以下存储格式：文本文件——PDF、XML、TXT，图像文件——JPEG、TIFF，图形文件——DWG、SVG、DWF，视频文件和多媒体文件——MPEG、AVI，音频文件——MP3、WAV，数据库文件——DBF、XLS等。

归档的电子文件如无法转换成上述格式，则应将相关管理软件一并归档。

第八条 各单位于每年11月底前将上年度办结的属归档范围的电子文件移交档案馆。

第九条 电子文件的归档可采用在线或者离线方式进行。

在线归档方式：一是通过武汉大学档案信息管理系统中间接口推送数据、电子文件；二是登录武汉大学档案信息管理系统上传电子原文信息。

离线归档方式：将电子文件集中保存到可脱机保存的移动存储介质（如光盘、磁盘、磁带等）上并移交档案馆。

通过在线方式归档的电子文件不再需要进行离线方式归档。

第十条 移交离线归档的电子文件须填写《武汉大学归档电子文件登记表》（附件1）。在移交档案馆前，立档单位应对电子文件先行检验，检验合格后填写《武汉大学归档电子文件移交、接收检验登记表》（附件2）。移交时，经档案馆复验无误后，双方办理移交手续。

主要检验项目包括：

1．载体外观检验：检查载体有无划痕、是否清洁等；

2．病毒检验：检查有无携带病毒等；

3．真实性检验：检查电子文件的内容、结构和背景信息经过传输、迁移、转换等处理后是否与形成时的原始状态一致；

4．完整性检验：检查电子文件的内容、结构和背景信息等有无缺损；

5．有效性检验：检查载体的完好性和兼容性、信息的可识读性、存储介质的可靠性等；

6．技术方法与相关软件等资料检验：检查材料是否匹配、齐全等。

第十一条　本办法自2023年3月1日起施行。

第十二条 本办法由档案馆负责解释。

附件：1.武汉大学归档电子文件登记表

2.武汉大学归档电子文件移交、接收检验登记表

附件1

武汉大学归档电子文件登记表

移交单位： 接收单位：

移 交 人： 接 收 人：

移交日期：

附件2

武汉大学归档电子文件移交、

接收检验登记表