全校各单位：
根据中共中央办公厅和国务院办公厅《关于加强重特大事件档案工作的通知》、 国家档案局《重大活动和突发事件档案管理办法》，学校对《武汉大学重大活动档案管理办法》进行了修订。现将修订后的《武汉大学重大活动和重特大事件档案管理办法》印发给你们，请遵照执行。
特此通知
武 汉 大 学
2023年1月28日
武汉大学重大活动和重特大事件档案管理办法
第一章 总 则
第一条 为了加强和规范学校重大活动和重特大事件档案管理，根据《中华人民共和国档案法》、中共中央办公厅和国务院办公厅《关于加强重特大事件档案工作的通知》、国家档案局《重大活动和突发事件档案管理办法》和《武汉大学档案管理办法》等相关法律、法规，制定本办法。
第二条 本办法所称重大活动是指在校内外组织举办的、对学校和社会具有重大意义或者重要国际影响的会议、会展、赛事、纪念、庆典等大型活动；重特大事件是指突然发生、造成或可能造成严重社会危害、需要采取应急处置措施予以应对的自然灾害、事故灾难、公共卫生事件和社会安全事件。重大活动和重特大事件应当包括但不限于以下内容：
（一）党和国家领导人、国内外知名人士来校的公务活动；
（二）学校召开的党的代表大会、教职工代表大会，举办的重大的国际、全国和地区性会议与会展活动；
（三）学校承办的国际、全国或地区性运动会、各类竞赛等活动；
（四）学校组织的以重大事件、重大纪念日、重要人物为主题的纪念、庆典活动；
（五）自然灾害、事故灾难、公共卫生事件、社会安全事件等的应对活动；
（六）其他具有重大社会影响的活动。
第三条 本办法所称重大活动和重特大事件档案，是指学校在举办重大活动和组织应对重特大事件过程中直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种纸质、声像、电子文件以及实物等不同形式的历史记录。
第四条 重大活动和重特大事件档案工作遵循统一领导、各司其职、统筹协作、分类实施、完整收集、集中管理、有效利用的工作原则，维护档案完整与安全，推动档案利用与开发，为学校发展与重特大事件应对工作提供信息参考和决策支持。
第五条 重大活动和重特大事件档案的收集、整理、数字化和移交等工作所需经费纳入重大活动的经费预算和重特大事件应对的保障措施。学校档案馆、各立档单位开展重大活动和重特大事件档案工作所需经费列入学校和单位预算。
第六条 重大活动和重特大事件档案工作须积极运用新技术、新手段，推动资源共享，提升信息化管理水平。
涉及国家秘密的重大活动和重特大事件档案管理须遵循保密管理相关规定。
第二章 工作职责
第七条 档案馆负责学校重大活动和重特大事件档案工作的组织协调、制度建设，负责学校重大活动和重特大事件档案归档范围的制定，负责对重大活动和重特大事件档案工作进行培训指导，负责学校重大活动和重特大事件档案的接收征集、集中保管、编研开发并提供利用。
第八条 重大活动的承办部门和重特大事件的应对部门或专门设立的临时机构（以下统称责任单位）负责相关档案的收集、整理，并按规定向档案馆移交。
第九条 档案馆和责任单位分工负责，协同推进重大活动和重特大事件档案工作。
第十条 档案馆依据职责和相关规定对重大活动和重特大事件档案工作进行监督检查。责任单位必须配合。
第三章 管理要求
第十一条 责任单位须明确重大活动和重特大事件档案工作的负责部门和人员，按照工作程序和要求形成归档文件材料。
第十二条 责任单位将重大活动和重特大事件中形成的下列文件材料纳入归档范围，做到应收尽收、应归尽归：
（一）纸质文件材料（包括领导指示、批示、讲话、题词，各种文件、工作制度、预案、方案、报告、报表、简报、总结，会议材料，奖惩材料，大事记、宣传报道等）及相应的电子文件；
（二）照片、录音、录像及文字说明；
（三）网页信息、社交媒体信息；
（四）印章、活动标志、证件、证书、纪念册、纪念章、奖杯、奖牌、奖章、奖状、牌匾、锦旗等实物档案；
（五）其他具有保存利用价值的文件材料。
第十三条 责任单位将重大活动和重特大事件立档工作纳入本单位档案工作统一管理。责任单位为临时机构的，应当按照档案馆要求开展立档工作。立档分工如下：
（一）责任单位为一个单位的，形成的文件材料由该单位归档；
（二）责任单位分为主办单位、协办单位的，形成的文件由主办单位归档。存在多个主办单位或者分主办、承办单位的，形成的文件材料由承担活动主要工作的单位归档或者协商确定；
（三）责任单位为多个单位不分主次、联合开展工作的，形成的文件材料分别由各单位归档；
（四）责任单位为临时机构的，形成的文件材料由新设部门或临时机构的主管单位归档。
第十四条 重大活动和重特大事件档案的门类划分、分类方法与常规档案保持一致。确有必要的，可以设立专题档案进行管理。
第十五条 责任单位按照相应门类档案整理规则对重大活动和重特大事件文件材料进行组件（卷）、分类、排列、编号和编目等整理工作，并按要求及时归档。
第十六条 责任单位在重大活动和重特大事件应对工作结束次年6月底以前向档案馆移交档案。责任单位为临时机构的，在临时机构停止工作前向档案馆移交档案。
第十七条 档案馆通过接受捐赠、购买、代存等方式收集档案，充实重大活动和重特大事件档案资源。
第四章 附 则
第十八条 重大活动和重特大事件档案的开发和利用参照《武汉大学档案管理办法》执行。
第十九条 本办法自2023年3月1日起施行。《武汉大学重大活动档案管理办法》（武大档字〔2009〕4号）同时废止。此前学校有关文件与本办法不一致的，按本办法执行。
第二十条 本办法由档案馆负责解释。
