全校各单位：

根据新修订的《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令），以及《武汉大学档案管理办法》，学校对《武汉大学档案实体分类实施办法》进行了修订。现将修订后的《武汉大学档案实体分类实施办法》印发给你们，请遵照执行。

特此通知

武 汉 大 学

2023年1月28日

武汉大学档案实体分类实施办法

第一条 编制目的

为了使学校档案工作进一步适应信息化管理的需要，根据《高等学校档案管理办法》（教育部、国家档案局令第27号）的精神，参照《归档文件整理规则》（DA/T22—2015），在学校原档案实体分类、编号、排架、检索标准和规范的基础上，编制本办法。

第二条 编制原则

（一）学校档案分类以学校全部档案为对象，按照档案形成的领域范畴和载体类型，将形成于同一活动领域的档案作为一个整体归入同一类别。

（二）在充分反映档案的形成规律和内容、特点的前提下，确定统一的实体分类体系，将同类档案的管理性和业务性材料集中在一起。

（三）类目设置必须相对稳定，不受偶然因素、短期行为的影响，不得随意改变。

（四）类目排列、档号结构的确定严格遵循从总到分、从一般到具体的原则。各类之间、各类相同级位之间的划分标准一致。下位类目的外延之和等于上位类目的外延。同位类目之间界限清楚，不互相交叉和包容。

第三条 类目设置

(一) 纸质档案

1.一级类目的划分与标识

一级类目是学校档案实体分类的最高层级。一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母组合而成，如“XZ”即“XingZheng”(行政)的简称。根据学校档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，纸质档案确定为十一个一级类目，其名称、标识符号和主要内容如下：

（1）党群类（DQ）：主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

（2）行政类（XZ）：主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。 　

（3）学生类（XS）：主要包括学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。　

（4）教学类（JX）：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。

（5）科研类（KY）：主要包括科研管理以及学校承担的科研项目（课题）各个阶段形成的文件材料，特别是研究实验阶段形成的作为研究结果依据的原始材料。 　

（6）基本建设类（JJ）：主要包括基建管理以及学校基建项目建设各个阶段形成的文件材料，特别是竣工图在内的全套图纸。 　

（7）仪器设备类（SB）：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在30万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。 　

（8）产品生产类(CP)：主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。 　

（9）出版物类(CB)：主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及学校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。 　

（10）外事类(WS)：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

（11）财会类(CK)：主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。

2.二级类目、三级类目的划分和标识

二级类目是对一级类目的细分，三级类目是对二级类目的细分。细分的标准是根据该类档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质，进行设置。学校二级类目、三级类目设置的标准详见主表，各立档单位不得随意变动。

二级类目、三级类目的标识，一般采用“双位制”。如：“综合”为“11”，其余依次为12、13……99，但10、20……等带“0”的数字不用。

（二）其他档案

1.声像类（SX）

主要包括学校各项活动中形成的以及与学校有关的具有保存价值的录音、录像、照片、光盘等声像材料。

2.实物类（SW）

主要包括学校荣获的具有保存价值的各种奖状、锦旗、奖章、奖牌等；学校举办或承办重大活动形成的具有保存价值的活动标志、证件、纪念杯、纪念章、纪念册、纪念票证、题词、字画、工艺品、牌匾等；学校在教学和科研活动中形成的具有保存价值的产品、标本、工具设备等；学校不同阶段的工作证、学生证、校徽、学位证书和毕业证书等的样本；学校已宣布停止使用的印信（如旧印章、印模、徽标等）；学校通过征集或捐赠获得的具有保存价值的特定物品或礼品。

3.著名人物类（MR）

主要包括学校教职工中的著名人物在工作、学习、科研及其他活动过程中形成的，记录和反映其生平历史、学术成就、社会贡献等内容，具有保存价值的各种形式的历史记录。

第四条 档号的编制

档号是存取档案的代号和排架的依据，必须反映学校档案的分类体系和物理位置。

(一)档号编制的原则

档号编制必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求，不得重复、不得随意变更，能适应信息化管理的需要，发挥排架、检索的双向功能。

(二)档号结构和标识

1.档号结构

档号由全宗号、部门号、年度、分类号、案卷号（或件号）五个部分组成。

   全宗号是指一个独立机关、组织或个人在社会活动中形成的档案有机整体的代号。采用阿拉伯数字，从1开始编排，如“5”为四校合并后的武汉大学档案。

部门号是档案馆给各立档单位编制的代号，由3位阿拉伯数字组成，如“302”为档案馆。

年度为归档年度，由4位阿拉伯数字组成。

分类号是档号的主体，学校档案的分类号一般由一、二级类目代号组成(部分档案的分类号由一、二、三级类目代号组成)。例如：“党委会议记录”的分类号，由一、二级类目组成为“DQ11”；“本科生学籍材料”的分类号，由一级、二级、三级类目组成为“JX1314”。

   案卷号（或件号）是所选择的分类号中最下位类目的顺序编码，由4位阿拉伯数字组成。

2.档号的标识

   采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。全宗号、部门号、年度、分类号、案卷号（或件号）之间，用连接符号“-”连结。 例如：党政办公室2021年校长办公会纪要编定为第10件，其档号可标识为：

        5 - 201 - 2021- XZ11- 0010

全宗号-部门号-年度-分类号-件号

第五条 主 表

   主表由类目、标识符号、注释等组成。

（一） 党群类 DQ

11党务综合 12纪检 13组织 14宣传教育 15统战 16工会 17团委

（二） 行政类 XZ

11行政综合 12人事 13监察审计 14武装保卫 15总务 16档案、文博 17图书

（三） 教学类 JX

11综合

12研究生教育

1211综合

1212学科与实验室建设

1213招生

1214学籍管理

1215课堂教学与教学实践

1216学位工作

1217毕业生工作

1218教材建设

13全日制本、专科教育(此类三级类目的划分同研究生教育)

14成人教育(此类三级类目的划分同研究生教育)

（四） 科学研究 KY

11综合 12社会科学研究项目 13专利 14军工项目

15自然科学研究项目

1511 科技协作、科技服务协议书、合同等

1512 国家级、省部级、市级科研项目

1513 奖励

1514 自主科研项目

1515 平台与基地建设

（五） 产品生产与科技开发类 CP

11综合    12产品    13底图

（六） 基本建设类 JJ

11综合    12工程    13底图

（七） 仪器设备类 SB

11综合    12仪器设备

（八） 出版类 CB

11综合   12报纸  13刊物  14书稿   15音像

（九） 外事类 WS

11综合 12出国 13来校 14国际合作与会议 15外国留学生工作 16港澳台工作

（十） 财会类CK

11综合   12会计凭证  13会计帐簿  14财务报告 

15其他

（十一） 声像类SX

12 照片 13 录音带 14 录像

（十二） 实物类SW

11 题词、字画

12 荣誉证书、奖杯、奖牌、奖章、锦旗等

13 废止印章

14 礼品（含工艺品等）

15 其他有保存价值的物品

（十三） 著名人物类 MR

第六条 本办法自2022年3月1日起施行。《武汉大学档案实体分类实施办法 》（武大档字〔2001〕2号）同时废止。此前学校有关文件与本办法不一致的，按本办法执行。

第七条 本办法由档案馆负责解释。