全校各单位：

根据新修订的《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令），学校对《武汉大学档案管理办法》进行了修订。现将修订后的《武汉大学档案管理办法》印发给你们，请遵照执行。

    特此通知

武 汉 大 学

2023年1月28日

武汉大学档案管理办法

                       第一章 总 则

第一条 为加强学校档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案在教学、科研和管理等工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《高等学校档案管理办法》、《湖北省档案管理条例》等法律法规，结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法所称的档案，是指学校在教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条 档案工作由学校领导，同时接受上级教育行政管理部门领导和上级档案行政管理部门的业务指导、监督与检查。

第四条 学校确定一名校领导分管档案工作。其主要职责是：贯彻国家关于档案工作的法律、法规；对学校有关档案工作的规章制度提出指导意见；负责将档案工作纳入学校的发展规划。

第五条 学校严格实行部门立卷归档制度，使档案工作做到“三纳入、四同步”，即：纳入各单位的发展规划和工作计划，纳入各单位的管理制度，纳入各单位有关人员的职责范围；与各单位的其他各项工作同布置、同检查、同总结、同验收。

                        第二章 机构设置与人员配备

 第六条 学校设立档案馆。档案馆是保存和提供利用学校档案的专门机构，设馆长一名，为学校中层正职，根据需要设副馆长一至二名。学校各单位的档案工作接受档案馆的监督、指导和检查。

学校有关单位可根据实际情况设立档案分室。档案分室接受档案馆的业务指导。

第七条 档案馆的工作职责：

(一)贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；

(二)拟订并负责贯彻落实学校档案工作规章制度，监督指导学校各单位文件材料的形成、积累、立卷和归档工作；

(三)负责接收(征集)、整理、分类、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；

(四)开展档案的开放和利用工作；

(五)组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

(六)编制档案检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；

(七)建立和健全学校档案工作网络，开展学校档案工作人员的业务培训；

(八)利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；

(九)开展国内外档案学术研究和交流活动；

(十)完成学校及上级主管部门交办的其他任务。

第八条 学校成立档案工作委员会。档案工作委员会定期听取档案馆的工作汇报，监督检查、考核评估学校各单位档案工作的开展情况。

第九条 学校各单位必须有一名负责人分管档案工作，并根据本单位的实际情况，设置专、兼职档案员，负责档案的收集、整理、保管和移交工作。

第十条 档案员的工作职责：

(一)贯彻执行学校档案工作的规章制度；

(二)负责推动制订本单位档案工作的规章制度、工作计划，并组织实施；

(三)参加档案业务培训，并负责指导本单位各类文件材料的立卷归档工作；

(四)集中保管本单位档案，按规定向档案馆移交档案；

(五)负责本单位档案的完整、准确、系统与安全。

第十一条 学校根据档案工作量设置一定数量的专职档案工作人员。专职档案工作人员，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。

第十二条 学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，按照有关法律法规的规定积极采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有有关待遇，并按有关规定每年给予一定补助。

第三章 档案管理

第十三条 档案馆负责收集和接收归档范围内的不同形式和载体的各类档案。学校对各类档案实行全宗管理。

第十四条 学校对纸质文件材料和电子文件材料实施同步归档。文件材料的归档范围：

（一）党群类：主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

（二）行政类：主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。 　

（三）学生类：主要包括学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。 　

（四）教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。

（五）科研类：主要包括学校承担的科研项目（课题）各个阶段形成的文件材料，以及研究实验阶段形成的作为研究结果依据的原始材料。

（六）基本建设类：主要包括学校基建项目建设各个阶段形成的文件材料，以及竣工图在内的全套图纸。

（七）仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在30万元以上的）全套随机技术文件以及在购置、接收、使用、维修、改进和报废工作中产生的文件材料

（八）产品生产和科技开发类：主要包括高等学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。 　

（九）出版物类：主要包括高等学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及学校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。 　

（十）外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

（十一）财会类：按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》》(财政部 国家档案局令第79号)执行。

（十二）声像类：主要包括学校各项活动中形成的以及与学校有关的具有保存价值的录音、录像、照片、光盘等声像材料。

（十三）实物类：主要包括学校荣获的具有保存价值的各种奖状、锦旗、奖章、奖牌等；学校举办或承办重大活动形成的具有保存价值的活动标志、证件、纪念杯、纪念章、纪念册、纪念票证、题词、字画、工艺品、牌匾等；学校在教学和科研活动中形成的具有保存价值的产品、标本、工具设备等；学校不同阶段的工作证、学生证、校徽、学位证书和毕业证书等的样本；学校已宣布停止使用的印信（如旧印章、印模、徽标等）；学校通过征集或捐赠获得的具有保存价值的特定物品或礼品。

（十四）著名人物类：主要包括学校教职工中的著名人物在工作、学习、科研及其他活动过程中形成的，记录和反映其生平历史、学术成就、社会贡献等内容，具有保存价值的各种形式的历史记录。

第十五条 档案馆根据国家有关规定和学校实际情况，制定学校档案实体分类实施细则、学校文件材料归档工作规范和各单位文件材料归档范围和保管期限。

学校档案分室按行业要求制订和完善相关业务档案管理办法。

第十六条 学校各单位文件材料归档时间：

（一）党群、行政部门和能按年度归档的部门在次年6月底以前完成立卷归档工作。

（二）教学单位和能按教学年度归档的单位在次年11月底以前完成立卷归档工作。

（三）科研、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后两个月内完成文件材料收集工作，职能部门在次年11月底以前完成立卷归档工作。

（四）学校重大活动和突发事件档案，在活动和工作结束次年6月底以前完成立卷归档工作。

第十七条 归档的文件材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB／T 18894-2016)执行。

第十八条 学校各单位的档案员按照部门立卷制要求，组织本单位的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本单位负责档案工作的人员检查合格后由档案员向档案馆移交。

第十九条 档案馆对馆藏档案采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失；对已经破损或者字迹褪色的档案，及时进行修复或复制；对重要档案和破损、褪色修复的档案及时进行数字化，加工成电子档案保管。

第二十条 关于学校与其他单位分工协作完成的项目，档案馆至少保存一整套与自己承担任务有关的档案正本。

第二十一条 校内个人从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。

对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，档案馆可以通过征集、代管等形式进行管理。

档案馆对于与学校有关的各种档案材料和史料的征集、代管或捐赠事项，另行制定专门的制度和办法。

第二十二条 档案馆应当定期组织档案的鉴定和销毁工作。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经鉴定、登记造册并报分管档案工作校领导批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第二十三条 档案馆定期对所存档案和资料的保管情况进行检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，立即向分管校领导报告，并及时联系相关部门进行处理。

第二十四条 档案馆和各单位档案分室指定专人负责档案的统计工作，并按有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第四章 档案的利用与公布

第二十五条 档案馆按照国家的有关规定，经学校档案工作委员会审批，定期向全校和社会公布档案。其他任何组织和个人无权公布学校档案。

属下列情况之一者，不对外公布：

(一)涉及国家秘密的；

(二)涉及专利或者技术秘密的；

(三)涉及个人隐私的；

(四)档案形成单位规定限制利用的。

第二十六条 凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。

境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。

第二十七条　查阅、摘录、复制未开放的档案，须经档案馆负责人批准。涉及未公开的技术问题，须经档案形成单位或者本人同意，必要时报请分管校领导审批。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，须经学校保密委员会办公室批准。

第二十八条 档案馆提供利用的档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经档案馆负责人批准。加盖档案馆档案证明章的档案复制件，与原件具有同等效力。

第二十九条 档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。

档案馆设立专门的阅览室，并编制必要的检索工具，提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等，为社会利用档案创造便利条件。

用于公益目的的，不得收取费用；用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取一定费用。

第三十条 社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，学校档案馆应当无偿和优先提供。

第三十一条 涉密档案的管理和利用，密级的变更和解密，依照《中华人民共和国保守国家秘密法》和学校有关规定实施。

第五章 奖励与处罚

第三十二条 学校建立档案工作考核制度，对在档案工作中做出贡献的单位和个人，由学校或本单位给予表彰和奖励。

第三十三条 有下列行为之一的，学校依据有关规定对直接负责的主管人员和其他直接责任人员给予处理；构成犯罪的，提交司法机关依法追究刑事责任。

　　(一)玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

　　(二)违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

　　(三)涂改、伪造档案的；

　　(四)擅自出卖、赠送、交换档案的；

　　(五)不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

(六)其他违反档案法律法规的行为。

第六章 附 则

第三十四条 本办法自2023年3月1日起施行。《武汉大学档案管理办法（试行）》（武大档字〔2001〕2号）同时废止。此前学校有关文件与本办法不一致的，按本办法执行。

第三十五条 本办法由档案馆负责解释。