武汉大学国际教育学院公章使用管理细则
来源:国际教育学院  文件字号:武大国教函[2016]39号  发布日期:2017-03-14

武大国教函[2016]39号

武汉大学国际教育学院公章使用管理细则

为加强公章管理,保证公章的规范和安全使用,根据《武汉大学公章使用管理办法》,特制定国际教育学院公章使用管理细则。

一、公章的制发

1.学校批准的机构公章刻制

学院党委、行政、工会和团委等经学校行文批准成立的下属机构,依据文件可申请刻制或变更机构公章。具体程序是:由学院综合办公室根据学校有关文件向校保密办公室呈送报告办理(申请表见附件1),并在公章启用后在综合办公室备案。

2.学院内设机构的业务专用章刻制

凡学院内设机构由于工作需要刻制业务专用章,由学院统一刻制。刻制机构公章,必须符合国务院颁布的有关公章刻制规定。公章的名称应采用机构的全称,并使用国家公布的简化汉字。具体程序是:由内设机构向院综合办公室提出申请(申请表见附件2),并附拟刻业务专用章名称,经学院党政联席会议审批后,由院综合办公室负责刻制。公章刻好后,综合办公室负责公章的领用、收缴和备案工作。

3.公章下落不明,要立即追查并采取有效措施防止不良后果发生。有关情况要书面报告学校主管部门和院综合办公室。依照规定重新刻制同名新公章,应在字体排列或规格上明显区别于原公章。

4.院内任何单位或个人不得擅自刻制或销毁公章,不得擅自留存或续用废止印章。依照规定刻制和启用印章的同时,必须对新章所及范围内应当作废的原有印章进行清理和收缴;新章启用、备案,必须同时上缴相关废止印章。

5.学院要确定领导分管并指定专人负责印章管理工作,经常检查印章使用管理情况,严格规范印章的申刻报批、签收领用、移交登记、收缴备案和上缴注销等工作程序。对所掌管的各级各类印章,要建立全套的印信档案及附模备案凭证,适时核对和鉴别印模的真伪,定期与学校和学院印章管理部门核实印章备案管理凭据,发现问题和隐患要及时向学校和学院报告并予以追查。

二、公章使用的范围及审批

1.凡以学院名义签发的各类合同、协议书、申报材料、统计报表、公函、各类证明等重要文件盖章,以院领导签发时的签字为依据,未经相关领导签发,不得盖章。

2.学院上报、外送的材料,均需学院主要领导或分管副院长根据职责范围签字同意,并由院综合办公室加盖相应公章发出。

3.各类项目文件材料或签订项目合同,须经院主要领导根据职责范围签字同意后方可盖章。若以学院名义出面联系工作的,须经分管院领导签字同意,方可盖章。

4.学生成绩专用章,由该项目主管负责审核盖章,并负责保管好公章。

5.其他情况需使用公章,须用章人填写《国际教育学院公章使用申请表》(见附件3),经分管院领导审批后,方可用印。

6.原WTO学院公章暂保留,不开展新业务,待以原WTO学院名义招生的学生有关事务办理完毕后,即终止使用。

三、公章的管理

1.学院指定公章专管人员,学院主要负责人、分管负责人和专管人员分别为公章使用管理的第一责任人、第二责任人和直接责任人。公章专管人员应坚守岗位,离开时应将各类公章收验锁好。各类公章应按时清洗,勤添印油,确保公章盖得清晰、端正。

2.公章专管人员须使用安全妥善专柜保管公章,保存公章使用、移交管理、临时代管等书面记录。未经单位负责人批准,不得在指定地点之外存放和使用公章。公章如有遗失,应保护现场、及时汇报、配合调查。

3.公章使用管理实行审批责任制,谁审批,谁负责。院领导须严格依照管理权限和程序对公章使用申请进行审批。

4.公章专管人员须认真核对公章使用申请等审批手续和文件材料,做好用章登记。未经审批,严禁擅自使用公章。严禁在空白纸张、表格、证件上加盖公章。

5.公章专管人员须规范盖章,做到位置恰当、盖年压月、字组端正、印迹清晰。

6.因公章使用管理不善而造成严重后果或恶劣影响的,学院将根据情节轻重给予相关负责人和公章专管人员相应处分。

7.本院教职工或学生违反用章规定,骗取盖章、盗用公章的,学院将根据情节轻重给予相应处分。情节特别严重的,上报学校有关部门处理。

8.公章专管人员须在年度末将公章使用管理记录整理归档备查。

四、本细则由院综合办公室负责解释。

五、本细则自颁布之日起执行。

附件:1.武汉大学刻章申请与授权委托书

2.国际教育学院刻制印章申请表

3.国际教育学院公章使用申请表

武汉大学国际教育学院

二○一五年二月二十六日

附件1:

武汉大学刻章申请与授权委托书

武汉市公安局:

根据工作需要,武汉大学(单位)申请刻制下列公章共枚(大写)。现委托本单位同志,持我校“刻章公函”等证件,前往办理审批手续,请予接洽。

序号

拟刻制印章全称

字数

所依据的文件字号

1

2

3

被委托人姓名

电话

申请单位主要负责人即委托人意见

有关职能部门主要负责人会签意见

委托人单位(盖章)

签字:年月日

(适用于需要会签的各类印章)

会签人单位(盖章)

签字:年月日

主管校领导审批意见

旧章印模

(适用于财务、合同等特类印章)

签字:年月日

保密委

办公室

机要室

核定

序号

印章字数

印章形状

印章尺寸(cm)

中心图案

拟用材质

1

2

3

保密委

办公室

机要室

核定

意见

签 字:

核定章: 年月日

保密委

办公室

负责人

复核

意见

签字:

单位(盖章) 年月日

说明:1.刻制新章要持相关文件;以旧换新须加盖已备案的旧章印模;印章遗失需刻制新章的,须持本地主流报纸刊登的“遗失声明”原件;

2.财务、合同等特类印章,工会、群团组织等印章,冠以“武汉大学”名称的其他非组织机构类印章,须经有关职能部门会签;财务、合同类重要印章和其他特批印章须呈主管校领导审批。

3.本《委托书》一式三份,二份交学校党政办(含保密办)开具“刻章公函”,一份交公安机关办理有关手续。

附件2:

国际教育学院刻制印章申请表

印章

名称

申请

部门

经办人

印章

使用介绍

刻制

印章原因

□1.新成立

□2.更名

□3.旧印章破损

□4.旧印章丢失

□5.其他事项:_______________________________________________

_______________________________________________

部门

负责人签字

综合办公室拟办意见

学院领导

批示

附件3:

国际教育学院公章使用申请表

申请使用单位(部门)

申请使用人

(经办人)

印章类别

备注

盖章事由

审核意见

年 月 日

关闭

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