武汉大学国际教育学院综合办公室工作职责和任务
来源:国际教育学院  文件字号:武大国教函[2016]36号  发布日期:2017-03-14

武大国教函[2016]36号

武汉大学国际教育学院

综合办公室工作职责和任务

一、党务工作

1、具体安排和落实院分党委的工作日程、学习和重要活动。

2、根据院分党委意见,组织和起草分党委文件、工作计划、总结、会议纪要及有关材料。

3、负责院分党委的印章、介绍信的使用和管理。

4、做好学院党校入党积极分子教育、培训、管理工作,做好发展对象推荐等相关工作。做好党员发展、预备党员转正以及新生党员的甄别等相关工作(外调政审、入党材料的收集整理和审查等)。

5、按时按标准收缴党费。平时做好党费收缴、使用的登记。

6、在院分党委的领导下收集整理党支部、党员的模范事迹,组织先进党支部、优秀党员的评比活动。

7、协助院领导完成上级党组织下达的各项工作任务。

二、综合管理工作

1、负责院行政印章和院长签名章的刻制、启用和管理工作;审核开具对外介绍信、教职工证明信。管理和使用办公室长途电话、复印机和传真机。向学校运输中心申请公务用车安排。负责学院报刊、邮件的收发、分送工作。负责全院机要与保密工作。

2、负责党政文件的收发、登记、批阅、传阅以及督办工作;相关文件录入、打印、装订、分发等印务工作;负责院长信函往来、翻译和联络;负责全院性会议的组织、通知,学校各类通知的上传下达。

3、负责院务公开,教师、职工和群众的来信、来访,学生投诉处理工作;负责院领导外出工作衔接的有关事宜,协调安排学院领导的工作日程。

4、负责全院国有资产管理工作。负责全院国有资产的登记、注册、维护和管理;调度使用学院办公室、会议室及与办公物品相关的储物室等公共资源工作;做好全院办公设备、办公用品、易消耗品等办公保障工作。

5、负责组织起草学院综合性工作报告、工作要点、总结、规划、计划和决议等文件;组织拟订全院性规章制度和以学院名义发布相关事项的通知、通告等。负责做好学院每周的工作日程安排;负责党政联席会、分党委委员会议、全院大会等会议的组织和实施,做好会议记录和整理,发布有关会议决议,督促检查会议决议的执行情况。

6、负责全院行政档案工作。监督和指导各办公室立卷员进行档案的收集、整理和立卷工作,做好立卷档案的检查、整理、系统输入、装订和提交等。

7、负责摄影、摄像;负责仪器的调试和准备。制作、保存与我院相关的影音文档。

三、协调和接待工作

1、做好督办和调查研究工作,协助学院党政领导进行正确决策和追踪决策。

2、负责组织协调多个部门共同办理的综合性工作及全院性重大活动。协助港澳台侨交换生及孔子学院相关事务管理工作;组织承办国家汉办武汉考点工作。

3、协调处理重大突发事件。

4、负责学院对上级部门、兄弟院系领导的院级接待工作;加强对外的公关、联络、接待工作;做好各级行政机关的检查、调研和来访工作;协调学院与政府、社区、新闻媒体、安全部门、出入境管理部门的关系处理和协调工作。

5、协助做好使馆客人、外国交流合作院校、招生合作机构等各类外事接待工作。

6、负责学院主办和协办的会议、大型活动的组织与服务工作。

四、宣传和信息工作

1、负责全院对外宣传和文化建设工作。负责全院重大活动新闻稿件的撰写和投递以及新闻发表后的资料收集、整理和归档;宣传学院办学理念,增加学院凝聚力。

2、负责院网站的制作和建立各类信息数据库的技术平台,并做好相关管理和维护工作;负责舆情监督工作。

3、负责编写国际教育学院年鉴、院刊等学院综合性、基础性资料。

4、统管和指导全院的统计工作,负责做好学院教育事业综合统计公报,对学院各项统计数据进行分析。

5、负责全院信息管理工作。负责与网络中心、财务部卡务中心等相关单位进行沟通和联络,提供相关信息和资料;协助各办公室使用学校和本院的相关电子信息系统。

五、财务工作

1、负责全院财物制度建设工作。

2、负责协调相关财务工作。对学生缴费、欠款清理和催缴工作进行指导;对财务违纪违规行为进行检查;对财务预决算的编制进行控制;负责需在学校事业费列支或单独申请经费的重大项目、活动的预算;负责财务信息的统计;负责学生学费、住宿费等费用标准的评估和监督。

3、负责全院教职工绩效、劳酬的核算与管理;执行年终分配工作。

4、负责学生费用证明的审核工作。

六、人事工作

1、传达人事通知;组织人员培训;负责教职工派出的联络和手续办理;管理人事数据。

2、管理行政人员异动,安排全院作息时间、休假、加班和节假日值班等。

3、负责教职工的考核、鉴定、聘任、奖惩和调资等工作。

4、配合有关部门做好教职工办公室的集体福利工作。

5、上级主管部门和院领导交办的其他工作。

武汉大学国际教育学院

二〇一五年三月三日

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