武汉大学外事接待管理办法(武大外字【2014】31号)-武汉大学信息公开
武汉大学外事接待管理办法(武大外字【2014】31号)
来源:国际交流部  文件字号:武大外字【2014】31号  发布日期:2014-10-31

                                 武汉大学外事接待管理办法

                                       (武大外字【201431号)

 

第一章  总则

第一条 为进一步规范外事接待工作,加强外事接待经费管理,根据中共中央关于改进工作作风、密切联系群众的八项规定和中央领导对有关厉行节约、反对浪费等方面的重要批示以及《中央和国家机关外宾接待经费管理办法》(财行[2013]533号)等有关涉外管理规定,结合学校实际,制定本办法。

第二条 外事接待应坚持服务学校教学与科研、提高实效、友好对等、不卑不亢、务实节俭的原则。

第三条 外事接待按照有关外事管理规定,实行归口管理,分级负责。国际交流部是学校外事工作的归口管理部门,负责学校外事接待的管理和协调工作,各二级单位负责本单位的外事接待活动,并应对学校布置的外事接待活动予以支持和配合。

第二章  接待管理

第四条 邀请外宾来访应结合各单位学科建设、科学研究和业务工作的现实需要与发展规划,提高计划性,尽量减少临时性、纯礼节性和无实质成效的接待。

第五条 外宾来访前应要求对方明确来访目的、访谈具体内容、来访人员名单及背景介绍等。接待单位应针对来访目的和访谈内容等做好充分准备,组织相关专业人员参加业务商谈,力求产生实际效益和成果。

第六条 接待单位应指定责任心强、精通外语和富有外事经验的人员认真落实接待准备工作,包括制订详细的接待计划、准备会谈参考资料等,并报国际交流部备案。必要时,应当报国际交流部审核批准。

第七条 参加外事接待活动的人员应严格遵守时间、外事纪律和外事礼仪,注意着装整洁;参加会见、授聘或签字仪式等正式场合应着正装;会见、会谈中应当关闭手机和避免其他干扰。

第八条 接待活动中若涉及重要外事活动,如授予荣誉学衔、签署协议、接受捐赠等事宜,必须做好背景资料等相关文本,并提前1个月报国际交流部和相关部门审核。

第九条 各类会见、仪式等接待活动,一般遵循职位对等和工作需要的原则安排相应人员参加。凡请学校领导参加的外事接待活动,接待单位应提前2周将接待计划报国际交流部审核,由国际交流部报党委办公室、校长办公室邀请学校领导出席。

有下列来访人员或活动,可请学校领导出席会见:

(一) 外国政府和国际组织重要官员;

(二) 国外大学校级领导; 

(三) 国际知名专家学者;

(四) 曾向我校提供重要捐赠的人员和单位代表;

(五) 国际知名研究机构和大公司高层管理人员及研究人员;

(六) 其他对我校有特殊贡献的人员;

(七) 校际合作签字仪式;

(八) 在我校举办的国际会议的开、闭幕式活动;

(九) 重要捐赠仪式。

第十条 外事接待过程中应注意搜集、保存相关资料和工作照片(视频)等。接待任务完成后1周内,接待单位须向国际交流部提交接待工作总结(包括文字、照片、视频,内容包括接待效益和成果、存在的问题和建议等)。

第十一条 遇外国记者或其他外籍人士采访、调查,应立即报告党委宣传部酌情处理。

第十二条 国外非政府组织、基金会和有关团体人员来访、捐助(赠)和开展社会调查等,必须事先了解其政治背景、宗教背景、捐助(赠)目的等情况,并书面向党委办公室报告,在得到同意的情况下方可实施。

第十三条 外事接待活动中一般不安排校外参观活动。

第十四条 接待过程中注意外宾安全,包括交通安全、人身安全、财产安全等,提醒外宾妥善保管自己的重要证件和财物。

第十五条 外事接待中应注意保密,严格遵守有关保密规定,不得泄密。接待单位负责人应当明确本单位的保密内容和保密部位,并事先对我方参加接待人员进行教育和提醒。提供给外宾的介绍材料必须事先审核,严格把关。

第三章 经费管理

第十六条 国际交流部应制订外事接待专项经费预算,用于学校外事接待开支。

第十七条 接待单位应从严、从紧控制外事接待费用,严格执行接待费用开支标准,不得突破,不得以其他名目虚假列支接待费用。

第十八条 外宾接待费用开支范围主要包括宴请、赠礼等。

第十九条 外事接待原则上不安排宴请。确有需要的,应按照以下办法执行:

(一)宴请外宾严禁讲排场,不上高档菜和酒水,杜绝奢侈浪费。除宴会外,应以工作餐为主。

(二)每批接待一般只宴请1次,学校已安排宴请的,二级单位则不再安排。

(三)宴请应当根据礼宾要求和工作需要,从严掌控,选择合适的陪餐人员。接待国家元首、政府首脑级外宾的重大外事活动,我方参加宴请人数应当按照礼宾要求安排。其他宴请,外宾5人(含5人)以内的,中外人数原则上在1:1以内安排;外宾超过5人的,超过部分中外人数原则上在1:2以内安排。

(四)宴请外宾的费用标准:正校级领导出面举行的宴会,标准上限为每人每次400元;副校级领导出面举行的宴会,标准上限每人每次300元;中层领导干部出面举行的宴请,标准上限每人每次200元;工作餐标准上限为每人每次100元。

第二十条 接待外宾确需租车的,一般应从学校车队租用车况较好的车辆。

第二十一条 对外赠礼按照以下办法执行:

(一)对外赠礼应当节约从简,实物礼品应当尽量选择具有中国特色、学校特色和纪念意义的物品、朴素大方,不求奢华。

(二)赠礼对象一般仅为对方团长,必要时可包括主要陪同人员。原则上只赠礼1次,学校已赠礼品的,其他单位不再赠礼。如外方赠礼,则可按对等原则回礼。对于多次来访的外宾一般不再互送礼品。

(三)对外赠礼以我方或外宾方级别较高的一方的级别确定赠礼标准。外宾为国家元首或政府首脑的,每人每次礼品不得超过1000元;我方或外宾方为正、副部长级(含校级)人员的,每人每次礼品不得超过400元;我方或外宾方为司局级(含学校中层)人员的,每人每次礼品不得超过200元;其他人员可以视情况赠送小纪念品。

(四)对访问我校的著名友好人士、社会名流、著名专家学者,确有必要的,可按照正、副部长级别(含校级)人员标准执行。

第二十二条 违反本办法规定,有下列行为之一的,按照国家法律和学校有关规定责令整改、追回资金,并追究有关人员责任:

(一)擅自提高接待开支标准的;

(二)违规扩大外宾接待开支范围,或报销与接待无关费用的;

(三)使用虚假发票报销接待费用的;

(四)其他违反本办法的行为。

第四章 附则

第二十三条 港澳台地区来宾接待参照本办法执行。

第二十四条 其他未尽事宜,视具体情况处理。

第二十五条 本办法由国际交流部负责解释。

第二十六条 本办法自发布之日起执行。

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