关于印发《武汉大学会议费管理实施细则》的通知
来源:财务部  文件字号:武大财字〔2014〕98号  发布日期:2015-09-17

 

武大财字〔2014〕98号

关于印发《武汉大学会议费管理

实施细则》的通知

全校各单位:

现将《武汉大学会议费管理实施细则》印发给你们,请遵照执行。

特此通知。

武 汉 大 学

2014年12月11日

武汉大学会议费管理实施细则

第一章 总则

第一条 为进一步加强学校会议经费管理,节约会议费开支,根据《中央和国家机关会议费管理办法》(财行[2013]286号,以下简称《管理办法》)、《教育部办公厅关于印发<教育部直属高校直属单位差旅费管理实施细则>和<教育部直属高校直属单位会议费管理实施细则>的通知》(教财厅[2014]26号,以下简称《实施细则》)等文件规定,结合学校实际情况,制定本实施细则。

第二条 本细则适用于学校以及学校所属各二级单位(以下简称“各单位”)举(承)办的有会议费支出的会议,包括小型研讨会、座谈会、评审会、答辩会、论证会、论坛等。

第三条 各单位应建立健全会议审批管理制度,严格控制会议数量、会期、规模,注重会议质量,提高会议效率。

第四条 各单位举(承)办会议应该与学校教学、科研活动和管理工作紧密相关,厉行节约,经费的使用应当与所举办的活动具有相关性。

第五条 会议经费来源包括:校级财力、院级财力、科研经费、专项经费和其他经费。

第二章 会议分类、审批和管理

第六条 依据《管理办法》的规定,结合学校的实际情况,按参会人员将各单位举(承)办的会议分类如下:

(一)国际性会议:部分参会人员为不常住国内的外籍人士。

(二)国内会议:部分参会人员为校外人员(含省内外)。

(三)校内会议:参会人员为校内人员。

第七条 举(承)办各类会议,应由举(承)办单位提出申请,说明召开会议的理由,提交会议议程、参会人员构成及人数、会议地点、会议时间、会议预算等资料。

举(承)办国际性会议,参会人员在50人以内(含50人)的,经所在单位和学校业务管理部门负责人审批后,报分管校领导审批;50人以上的,还应报学校专题会议审议批准。国内会议,参会人员在50人以内(含50人)的,报所在单位和学校业务管理部门负责人审批;50人以上的,还应报分管校领导审批;100人以上的,还应报学校专题会议审议批准。校内会议,多个单位参加的会议,由举办单位负责人审核后报分管校领导审批,单位内部会议由单位负责人审批。

未经批准召开的会议,财务部门可不报销会议费用。

第八条 国际会议和国内会议应尽可能在校内举办,充分利用校内资源。校内不具备承办该会议所需条件而需在校外举办的,应根据经济性、便利性原则选择会议地点。需委托会务公司、旅行社承办的会议,应择优选择承办单位并签订合同。

第九条 举(承)办校内会议,原则上应在校内召开,确需到校外召开的,需报分管校领导审批。

第十条 与校外其他单位共同举(承)办会议,我校是协办单位的,必须由所在单位负责人审批后报学校业务管理部门审批,并与举(承)办方签订协议。受上级主管部门或其他部门委托承担会议,应取得委托单位的正式通知,由校内承办单位负责人审批后报分管校领导批准。

第十一条 各单位对其所举(承)办的会议承担监管责任,单位分管负责人负直接责任,使用项目经费(包括科研项目和财政专项)举(承)办的会议,由项目负责人负直接责任。

第十二条 对未经批准举(承)办会议、弄虚作假、私设“小金库”、虚增会议支出套取现金等违法违规行为,按照有关规定严肃处理,并依法依规追究相关责任人的责任。

第三章 会议费的管理

第十三条 各单位应当严格会议费预算管理,控制会议费预算规模、会议数量、会议开支标准和会期。会议费预算要细化到具体会议开支项目。

第十四条 会议举(承)办单位应编制会议费预算申报表(格式见附件一),列明会议的名称、会议类别、主要内容、时间、地点、代表人数、工作人员人数、所需经费及列支渠道等。财政专项经费和科研项目经费预算中没有会议费预算的,不得预算外列支会议费。

第十五条 会议收取会务费、资助费的,必须开具合法票据,并交学校财务统一管理。

第十六条 会议费使用范围:会议场地租赁费、交通费、办公用品费、文件资料的印刷费、宣传费、医药费等、按规定开支的房租费、伙食费。会议聘请专家发生的咨询费、评审费、讲课费、会议工作人员劳务费等在相应的科目列支,不在会议费中列支。

第十七条 会议费开支实行综合定额控制,即450元/人·天,其中,住宿费240元/人·天、伙食费130元/人·天、其他费用80元/人·天,各项费用之间可以调剂使用。

(一)不安排住宿的会议,综合定额按照扣除住宿费后的定额标准执行,住宿费不能调剂使用;不安排就餐的会议,综合定额按照扣除伙食费后的定额标准执行,伙食费不能调剂使用。

(二)会议召开地代表原则上不安排住宿。工作人员除必须住会的外,不安排住宿。

(三)会议费定额控制标准中“其他费用”包含:会议场地租赁费、交通费、办公用品费、文件资料的印刷费、宣传费等。

第十八条 对于使用多种资金渠道举(承)办的会议,按照成本补偿的原则向参会人员收取会议费的,收取的标准不能超过综合定额标准,列入“其他收入”科目,本着“以会养会”的原则列支会议费。

第十九条 从代管经费列支的学会、协会等举(承)办的会议费由经费主管部门依据国家有关规定自行管理。

第二十条 各单位在会议结束后应当及时汇总票据,集中一次性办理报销手续。财务部门要严格按规定审核会议费开支,会议费在开支范围内凭据报销,对超范围、超标准开支的经费不予报销。

第二十一条 各单位应严格执行会议费开支范围和标准,不得开支与会议无关的费用。严禁提供高档菜肴,不安排宴请,不上烟酒;会议场地不摆花草,不制作背景板,不提供水果;不组织与会议无关的参观、考察,不得借会议之名旅游。

第二十二条 报销会议期间发生的专家咨询费、评审费、讲课费须附专家工作单位、职称、联系方式和签字,原则上不得代签代领。校内专家咨询费及工作人员补助必须通过银行卡结算。

第二十三条 除符合国家现金支付规定的费用外,会议费结算原则上应通过银行转账方式和公务卡结算。

第二十四条 会议费报销附件应包括:

(一)经批准的会议预算表及审批文件,利用财政专项和科研项目经费的,还应提供批复的项目预算书;

(二)会议通知(包含会议议程);

(三)实际参会人员签到表(格式见附件2);

(四)会议服务单位提供的费用原始明细单据、电子结算单等凭据(如通过旅行社、会务公司组织会议,还须附与旅行社、会务公司签订的委托协议或合同等相关资料)。

第二十五条 会议费应遵循“收支两条线”的原则,所有会议收入应及时上交学校财务,严禁自收自支,在学校财务体外循环,严禁利用会议费私设“小金库”。

第四章 附则

第二十六条 本细则由学校财务部负责解释。

第二十七条 本细则自发布之日起实施。对于未尽事项,财政部《管理办法》、教育部《实施细则》有明确规定的,按其规定处理;未明确规定的,另行处理。

附件:1.武汉大学会议费预算申请表

2.武汉大学会议参会人员签到表

武汉大学党政办公室 主动公开 2014年12月23日印制

附件1:

武汉大学会议费预算申请表

申请单位:

会议名称

会议类别

会议地点

会议日期

会议天数

参会人数

工作人员人数

经费来源 (项目编号)

校级财力( )

院级财力( )

科研经费( )

专项经费( )

其他经费( )

会议费预算

费用类别

金额(元)

预算说明

住宿费

伙食费

会议室租金

其他费用

合计

所在单位

签名: 盖 章

年 月 日

业务主管部门意见

签名: 盖 章

年 月 日

分管校领导审批意见

签名:

附件:2:

武汉大学会议参会人员签到表

会议名称: 会议时间:

姓 名

工作单位

职称职务

联系电话

邮 箱

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