武汉大学研究生出国参加国际学术会议资助管理办法
来源:研究生院  文件字号:武大研字〔2011〕29号  发布日期:2011-05-02

第一章 总则

第一条 为加快研究生教育国际化进程,进一步提高研究生培养质量,特设立“研究生出国参加国际学术会议资助项目”,旨在鼓励和资助在读研究生出国出境参加高水平国际学术会议,拓宽学术视野,追踪国际学术前沿,促进国际学术交流与合作。

第二条 武汉大学研究生出国出境参加国际学术会议资助专项经费来源:国家专项拨款;校级财力预算安排;专项捐赠和其他。研究生院负责经费的日常管理与核算,专款专用。

第三条 研究生因科研工作或论文写作需要出国参加国际会议,可申请此项资助。


第二章 申请资助的条件与原则

第四条 资助对象条件:

一、原则上应为武汉大学在读全日制博士研究生(不含委培生、定向生),拟参加的国际学术会议主题应与资助对象专业研究方向紧密相关。

二、身体及心理健康状况应符合出国要求。

三、具有良好的政治素质和学术品行。

四、具有扎实的专业基础、较强的科研能力和出国进行学术交流的语言能力。

第五条 有下列情形之一者,不予资助:

一、在校期间受过处分,或有学术不端行为的。

二、申请材料内容不齐备、或申请材料中提供虚假信息的。

三、曾享受国家留学基金资助出国留学及正在境外学习的人员。

四、暂不接受港、澳、台地区学生及持有国外长期居留证人员的申请。

第六条 资助对象参加的国际学术会议原则上应为在国外举办的本学科领域较高级别的、有重要影响的国际学术会议。

第七条 资助对象应获得会议主办方的正式录用通知或邀请函,且以论文第一作者(或导师为第一作者,学生为第二作者)或通讯作者身份在会议上做口头宣读或主题报告。每篇论文原则上只资助一名研究生参会。论文的第一署名单位应为武汉大学。

第八条 资助对象拟参加的国际学术会议会期应在完成学位论文答辩之前,且应在会议结束后四天内返校。

第三章 资助内容与资助额度

第九条 根据资助对象的申报条件和论文录用情况,分等级择优资助:

一、对于以口头宣读形式参会者,给予往返国际旅费和会议注册费的资助;

二、对于论文被录用为大会(或分会场)特邀报告或主题发言者,给予往返国际旅费、会议注册费及参会期间的住宿费的资助。

三、双边或区域性学术会议在上述资助额度基础上减半。

第十条 根据资助对象的参会地点给予的最高资助额度如下:

一、亚洲地区:12000元人民币//次。

二、其他地区:25000元人民币//次。

第十一条 鼓励培养单位和研究生导师根据会议级别及资助对象情况给予相应配套资助。


第四章 申请与审批程序

第十二条 资助对象应在会议召开前一个月向培养单位提交以下材料:

一、《武汉大学资助研究生出国出境参加国际学术会议项目申请书》和《武汉大学研究生出访申请表》各一式两份

二、会议正式征文通知(Final Call for Paper),应包括会议的起止时间及相关费用说明。

三、论文正式录用通知和大会邀请函(应包括论文录用情况的详细说明)。

四、拟发表论文全文(或会议摘要)。

五、外语水平证明。

六、导师推荐意见。

第十三条 资助对象培养单位应对其提交的相关材料、会议层次等情况进行核准,主管领导签署意见并加盖公章后交研究生院。
   
第十四条 研究生院应对培养单位报送的材料进行复核,组织专家对国际会议的层次和资助对象情况进行综合评议,择优确定资助名单和资助额度,并定期公布。


第五章 经费使用与管理

第十五条 资助项目获批后,培养单位、指导教师应督促资助对象根据审批意见办理出国手续,加强外事纪律教育,并与之保持密切联系,主动了解其在外表现,及时给予监督和指导。资助对象必须购买与出国行程相关的人身保险,保险费用由本人承担,学校不负责受资助人在国外期间的医疗费用以及发生意外所涉及的各项费用。

第十六条 资助对象回国后应在一周内(遇寒暑假顺延)向培养单位报到并提交以下材料:

一、 会议日程安排(Final Program,含有本人发言或报展的日程页复印件)。

二、护照首页及标有出入境日期页面的复印件。

三、参加国际会议的总结报告。

四、参会情景照片若干张(电子版)。

五、批准资助项目的相关正式发票原件(所有发票背后需有导师和本人签名;机票原件需随发票,国外电子机票应附登机牌)。

第十七条 以上材料由培养单位审核后报研究生院审批。

第十八条 资助对象持相关审批件至学校财务部门办理报销手续,报销原则为学校资助额度内实报实销。

第十九条 资助对象应在回国后的一学期内在学院范围内做一场公共学术报告,并将相关材料(如讲义、PPT、照片等)交研究生院备案。


第六章 附则

第二十条 所有资助对象应自觉遵守《武汉大学研究生出国管理规定》。

第二十一条 本管理办法自发布之日起实施,原《武汉大学研究生国际交流与合作专项经费管理办法(暂行)》同时废止。

第二十二条 本管理办法由研究生院负责解释。


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